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    現(xiàn)代教育技術(shù)處檔案管理辦法
    發(fā)布日期: 2020-08-01 19:57  瀏覽次數(shù): 來源: 現(xiàn)代教育技術(shù)處

     

    現(xiàn)代教育技術(shù)處檔案管理辦法



    一、檔案管理基本原則:

    (一)凡是現(xiàn)代教育技術(shù)處在各類活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文物、實(shí)物、文字、圖表和聲像載體材料,均屬可保管的范圍。

    (二)凡屬歸檔范圍的材料必須確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確,紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步存檔,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,任何人不得將檔案材料據(jù)為己有或拒絕存檔。

    (三)辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作,認(rèn)真做好各類檔案的收集、整理、歸檔工作。

    二、歸檔范圍:

    (一)能反映黨群、行政主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)中心工作、學(xué)校建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件、文物、實(shí)物材料,如各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件、材料、報(bào)表、照片、錄像、合同、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。

    (二)具有憑證價(jià)值的文件材料以及其他對(duì)處室工作具有查考價(jià)值的文件材料,具體內(nèi)容詳見附件1。

    三、歸檔時(shí)間:

    (一)文書材料每月底前立卷歸檔。

    (二)會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度結(jié)束后,由辦公室立卷歸檔。

    (三)各部門組織會(huì)議等活動(dòng)相關(guān)的照片(底片)、錄音、錄像材料在拍攝(制作)完畢后三日內(nèi)交由辦公室歸檔。

    (四)其它門類和載體的文件材料,也應(yīng)于完成工作后三日內(nèi)交由辦公室歸檔。

    四、歸檔要求:

    (一)應(yīng)歸檔的文件材料應(yīng)為已結(jié)束的工作(或項(xiàng)目)的所有文件材料,并做到打印件與底稿,正件與附件,不同形式和載體的文件材料齊全完整。

    (二)歸檔文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系,按照檔案管理的規(guī)范分類、填寫各類目錄。

    (三)收集文件材料(含電子文檔)必須齊全完整,做到分門別類存放。整理檔案要按照文件材料形成的自然規(guī)律,保持它們之間的聯(lián)系,區(qū)分價(jià)值,分類整理,案卷質(zhì)量符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。歸檔文件材料的制作和書寫要適宜長(zhǎng)期保存,禁止使用鉛筆和復(fù)寫紙。

    五、檔案保管:

    (一)現(xiàn)代教育技術(shù)處所有的各種門類和載體的檔案材料,由辦公室集中統(tǒng)一管理,任何個(gè)人不得私自保存和任意銷毀;辦公室負(fù)責(zé)定期檢查檔案,作好檢查記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取有效措施,確保檔案完整和安全。

    (二)檔案保管應(yīng)采用專用柜架,檔案庫房應(yīng)當(dāng)堅(jiān)固可靠、清潔通風(fēng),有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害氣體等設(shè)施。

    (三)檔案管理人員必須妥善保管好已歸檔和正在辦理的文件,嚴(yán)禁遺失、失密和泄密;檔案保管人員調(diào)動(dòng)工作時(shí),應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù),雙方應(yīng)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核實(shí),并履行簽字手續(xù)。

    (四)檔案查閱要嚴(yán)格按程序登記,歸還時(shí)注銷;借出檔案要從嚴(yán)掌握,定期催還;定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或做其他技術(shù)處理。

    六、檔案保密:

    (一)認(rèn)真貫徹《保密法》,遵守保密制度,保守檔案機(jī)密,維護(hù)檔案秘密的安全。

    (二)辦公室保管的涉密檔案,要根據(jù)國(guó)家規(guī)定確定保密項(xiàng)目和密級(jí),不得擅自擴(kuò)大使用和接觸的人員范圍。

    (三)任何人不得擅自翻印、復(fù)制、摘抄和向外傳播保密檔案內(nèi)容。經(jīng)批準(zhǔn)翻印、復(fù)制的保密材料要按正式文件進(jìn)行登記和清退。

    (四)檔案移交、接收和查(借)閱必須辦理登記手續(xù),歸還時(shí)要清點(diǎn)注銷。

    (五)需銷毀的檔案材料,應(yīng)造具清冊(cè),寫出銷毀報(bào)告,經(jīng)鑒定小組審批后,在指定地點(diǎn)銷毀。

    (六)在借閱檔案的時(shí)候,需愛護(hù)檔案,不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記號(hào),不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。檔案一般只能在指定地點(diǎn)查閱,不得隨意帶走。

    七、檔案工作崗位責(zé)任:

    (一)貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,以及學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度;加強(qiáng)本單位人員學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī),提高員工的檔案意識(shí),把檔案工作納入本單位工作的議事日程。

    (二)按歸檔要求做好平時(shí)文件材料的積累、分類、立檔工作,歸檔案卷做到組卷合理,案卷目錄清晰,案卷標(biāo)題準(zhǔn)確;認(rèn)真對(duì)待本單位、本部門文件材料的收集、保管、分類和立卷歸檔工作,確保歸檔材料完整、清潔、系統(tǒng),具有法律效力。

    (三)加強(qiáng)與學(xué)校檔案館聯(lián)系,主動(dòng)接受檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查,加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí),不斷提高檔案工作水平。

    (四)做好檔案保護(hù)、保密工作,確保檔案材料的完整、安全。

    本辦法自印發(fā)之日起實(shí)行。

     




     

    徐州開放現(xiàn)代教育技術(shù)處

    2019121 

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